Pour faire valider un document délivré par son propre pays en Italie ou dans un pays tiers, il doit être légalisé par les autorités compétentes du pays qui a délivré le document original.
Faire la légalisation du document signifie que l’autorité compétente doit valider la signature du fonctionnaire de l’organisme qui a délivré le document. Par cette validation de la signature du document, celui-ci est ainsi reconnu comme authentique et donc valable pour son utilisation dans un pays autre que celui qui l’a délivré.
Sur la base de divers accords internationaux, la procédure de légalisation des documents peut varier. En particulier, l’accord le plus important à considérer est la Convention de La Haye du 5 Octobre 1961 sur l’abolition de la légalisation des actes publics étrangers. Il est donc fondamental de comprendre si le pays qui a délivré le document, a signé ou non la convention en question, parce que la procédure de légalisation change, comme expliqué ci-après.
PAYS N’AYANT PAS SIGNÉ LA CONVENTION DE LA HAYE
Si le pays n’a pas adhéré à cette convention, la procédure de légalisation est la suivante:
♦ le document original doit être d’abord validée par l’autorité compétente du pays ayant délivré le document (il s’agit presque toujours du Ministère des Affaires étrangères).
♦ Après cette validation, le document doit être traduit par un interprète accrédité par l’Ambassade italienne.
♦ Enfin, le document original validé et traduit, sera déposé à l’Ambassade italienne pour un contrôle. L’Ambassade vérifiera que le document ait été validé conformément à la la législation du pays d’origine et attestera la traduction conforme en mettant un cachet.
CONCLUSION: Une fois terminée cette procédure vis-à-vis du document original, celui-ci est valable en Italie et peut être présenté à l’autorité qui l’a demandé.
PAYS AYANT SIGNÉ LA CONVENTION DE LA HAYE
Apostille
Si au contraire, le pays d’origine a signé la Convention de La Haye de 1961, il faudra appliquer au document original une apostille.
RAPPEL: En général, l’autorité compétente à laquelle s’adresser pour l’apostille est le Ministère des Affaires Etrangères de son propre pays.
CONSEIL: Il est toutefois bon de vérifier quel est le bureau chargé de cette procédure.
L’apostille:
♥ est une annotation spécifique qui est apposée par l’Autorité nationale sur le document original et il remplace la légalisation de l’Ambassade du pays où le document sera utilisé;
♥ peut être sous forme d’un timbre, une pièce jointe au document original ou autres, pourvu qu’il y ait un lien matériel entre le certificat et l’apostille correspondante.
Traduction en langue italienne
Après avoir mis l’apostille sur le document, le pas successif consiste en la traduction du document de la langue d’origine à l’italien. À ce point:
♦ on doit aller à l’Ambassade italienne dans le pays d’origine pour se renseigner sur la liste des traducteurs agréés pouvant traduire l’original déjà apostillé;
♦ (une fois traduit) le document doit être présenté à l’Ambassade italienne pour la légalisation de la traduction.
CONCLUSION: Après cette dernière étape, le document peut être présenté à l’Autorité italienne qui l’a demandé.
D.ssa Maria Elena Arguello
